Privacy

Om alle verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren verwerkt HAAG atletiek persoonsgegevens.

 

Lees alles over privacy bij HAAG Atletiek in de Privacyverklaring.

Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING HAAG ATLETIEK MEI 2018

Dit is een privacyverklaring van Haag Atletiek, gevestigd aan het adres Laan van Poot 353A, 2566DA ’s-Gravenhage en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40411833. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

1.1 Wij verwerken persoonsgegevens van u indien u:
a. zich aanmeldt tot lid van onze vereniging;
b. mutaties in uw persoonsgegevens aanlevert of zelf muteert in het ledenadministratiesysteem All United;
c. zich inschrijft voor een door ons georganiseerd evenement;
d. in dienst treedt bij onze vereniging.

1.2 Wij verzamelen daarbij de volgende (persoons)gegevens:
a. naam-, leeftijds-, geslacht-, familie- en adresgegevens;
b. een pasfoto;
c. financiële gegevens (bank- of gironummer) voor automatische incasso of het doen van uitbetalingen;
d. personeels- en salarisgegevens;
e. communicatiegegevens (e-mailadres en (mobiele) telefoongegevens);
f. lidmaatschapsgegevens van de Atletiekunie;
g. in zeer bijzondere gevallen: medische gegevens voor zover deze van belang zijn voor een gezonde atletiekbeoefening;
h. gegevens betreffende de Verklaring omtrent Gedrag (VOG) en de Gedragsverklaring;
i. gegevens betreffende de gemeentelijke Ooievaarspas.

1.3 Wij kunnen deze gegevens gebruiken om:
a. het lidmaatschap te effectueren;
b. nieuwsbrieven en het cluborgaan te verzenden;
c. u te kunnen inschrijven voor wedstrijden;
d. contact met u op te nemen of te onderhouden;
e. de website te optimaliseren;
f. u te kunnen begeleiden bij blessurebehandeling of – wanneer sprake is van een handicap – u te kunnen indelen in een bijzondere groep (bijvoorbeeld als racerunner);
g. te waarborgen dat leden in een veilige omgeving atletiek kunnen beoefenen.

2. INFORMATIE, WIJZIGING, CORRECTIE, WISSING, OVERDRACHT EN BEZWAAR

2.1 U kunt contact opnemen met Theo van der Linden, bestuurslid interne zaken en contactpersoon voor de naleving van de AVG per email privacyHAAG@gmail.com voor:
a. meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken;
b. vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;
c. inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken (u kunt ook zelf een overzicht downloaden via de ledenmodule van All United);
d. correctie, beperking, het wissen of overdracht van uw gegevens;
e. bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door Haag Atletiek.

3. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

3.1 Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en wij zullen daarbij adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen.

4. DERDEN

4.1 Wij verstrekken uw gegevens aan de volgende derden:
a. de Atletiekunie;
b. giro- en bankinstellingen voor automatische incasso of het doen van uitbetalingen;
c. de verzendorganisatie van het verenigingsorgaan en andere nieuwsbrieven;
d. de beheerder van ons administratiesysteem All United;
e. de beheerder van onze website;
f. de gemeente Den Haag.

4.2 Deze derden gebruiken de gegevens voor:
a. het communiceren van lidmaatschapsgegevens en het muteren van persoons- en communicatiegegevens;
b. het innen van de verschuldigde contributiebedragen of -donaties;
c. het naar u kunnen versturen van het verenigingsorgaan en andere publicaties;
d. het op een beveiligde server opslaan en ontsluiten van de leden- vrijwilligers- en donateursgegevens;
e. het publiceren van naamsinformatie in artikelen of bij foto’s op de website of Facebook-pagina’s van Haag Atletiek en op andere sociale media;
f. het uitwisselen van persoonsgegevens met de gemeente voor het kunnen verkrijgen van kortingen op basis van de Ooievaarspas.

4.3 Wij kunnen foto’s van bezoekers en/of deelnemers aan activiteiten op onze accommodatie publiceren op onze website of Facebook-pagina, tenzij u daartegen uitdrukkelijk en gemotiveerd bezwaar aantekent (zie onder 2).

5. BEWAREN VAN UW GEGEVENS

5.1 Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht. Indien u daar prijs op stelt kunnen wij uw persoonsgegevens na beëindiging van het lidmaatschap anonimiseren, zodat deze gegevens niet meer tot uw persoon herleidbaar zijn (het zogenaamde recht van vergetelheid). U kunt dat ook zelf vastleggen in de ledenmodule van AllUnited.

6. WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING

6.1 Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan deze privacyverklaring regelmatig te blijven raadplegen.

Vertrouwenspersoon

Conny de Jong

Vertrouwenspersoon
Conny de Jong

Bij HAAG Atletiek moet iedere atleet, loper, trainer of coach in een gezonde en veilige omgeving kunnen sporten of trainen. Gedrag of taalgebruik, dat als ongewenst of intimiderend wordt ervaren, wordt niet getolereerd. Ongewenst gedrag heeft immers gevolgen voor de betrokkene(n), de sfeer, de sportieve prestaties, het imago van de vereniging en de Atletiekunie. Iemand, die ongewenst gedrag wil melden, kan op elk moment contact opnemen met de vertrouwenscontactpersoon (VCP), die vertrouwelijk omgaat met de informatie. De VCP begeleidt, adviseert, ondersteunt en verwijst eventueel naar professionele hulpverlening.

Conny de Jong is vertrouwenspersoon bij HAAG Atletiek, zij is te bereiken op 06-50768645 of e-mail cdejongdh@gmail.com.

Ledenraad

Haag Atletiek kent geen algemene ledenvergadering zoals bij veel verenigingen gebruikelijk is, maar heeft een ledenraad. De ledenraad bestaat uit 21 leden die door de leden van de vereniging zijn gekozen. Minimaal twee keer per jaar vindt een bijeenkomst plaats tussen het bestuur en de ledenraad. De ledenraad vertegenwoordigt daarin alle leden van Haag Atletiek. De leden komen daarom uit alle onderdelen van de vereniging en zijn daarmee makkelijk aanspreekbaar.

Per 1 januari 2018 is de samenstelling van de ledenraad als volgt:

Henk Kop (voorzitter)
Rob de Does
Jacqueline van der Els
Corry Fransen
Ton Gerritsen
Cok van der Hoeven
Jelle de Kleine
Pieternel Kranendonk
Henk van Leeuwen
Frits Maas
Ellen Oostvogel
Michel van Osch
Gaby Overtoom
Helmy Pluis
Jos Ruiter
Bart van der Spek
Bas Uitbeijerse
Dirk Versluis
Bert Wentink
Paul Wernert
Dorothé van Westering

Een lid van de ledenraad wordt gekozen voor een periode van drie jaar en is driemaal herkiesbaar. Op 1 januari van elk jaar treden zeven leden van de ledenraad af.
Een lid dat zich kandidaat wil stellen moet dit vóór 1 december van het voorafgaande jaar schriftelijk kenbaar maken aan (de secretaris van) het bestuur. Voorwaarde is dat de kandidaat minimaal 18 jaar oud is. Daarnaast moet de kandidaatstelling worden ondersteund door vijf andere stemgerechtigde leden van de vereniging, door vermelding van hun naam en handtekening op de schriftelijke kandidaatstelling.

De ledenraad heeft Henk Kop tot voorzitter gekozen. Hij is bereikbaar onder telefoonnummer 06 – 52 67 76 61 en via LedenraadHaag@gmail.com


Besluitenlijst van de ledenraad

De besluitenlijst van de ledenraad vind je hier.

Meer informatie over de (bevoegdheden van de) ledenraad tref je aan in de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. Deze staan op de website opgenomen onder Vereniging, bij het onderwerp Lidmaatschap.

Voorzitter Jaap Turkesteen teruggetreden

Dinsdag 17 april heeft Jaap Turkesteen zijn functie als voorzitter van Haag Atletiek neergelegd. Bestuur en ledenraad danken Jaap voor zijn inzet en betrokkenheid bij de vereniging.
De taken van de voorzitter worden waargenomen door de overige bestuursleden totdat een opvolger voor Jaap Turkesteen is gevonden.