Vacature secretaris Haag Atletiek

De secretaris maakt deel uit van het bestuur van Haag Atletiek. Als bestuurslid heeft de secretaris een stem in alle verenigingszaken. Haag Atletiek is een grote (topsport) midden in de maatschappij staande vereniging. De onderwerpen in het bestuur zijn divers, van recreatieve tot topsport, er van eenvoudige tot complexe zaken.

Wat verwachten van de secretaris?

– zorgt voor een efficiënt lopend secretariaat
– fungeert als postadres (hoofdzakelijk e-mails) van de vereniging en zorgt voor doorzending van de verenigingspost naar de personen voor wie deze post bestemd is.
– neemt deel aan bestuursvergaderingen (eens per maand) en de gezamenlijke vergadering met de ledenraad (tweemaal per jaar), maakt de agenda op en zorgt voor de verslaglegging en de actiepuntenlijst*
– verspreiding van vastgestelde verslagen van vergaderingen van het bestuur en de ledenraad met het bestuur
– is het eerste aanspreekpunt voor de vereniging voor externen (sportbond, gemeente, andere verenigingen)
– verzamelt centraal de notulen van overige commissies
– zorgt ervoor dat de bepalingen in de statuten, het huishoudelijk reglement, verenigingsregels e.d. alsmede bestuursbesluiten worden nageleefd
– correspondentie en binnenkomende post (voornamelijk per e-mail) beantwoorden of doorgeleiden naar de juiste persoon binnen de vereniging
– bijhouden van het verenigingsarchief en het beheren van officiële stukken zoals de statuten, het huishoudelijk reglement, contracten en overige overeenkomsten
– verzorgt de archivering (bijhouden en archivering activiteiten van de vereniging)
– mutaties van nieuwe en gestopte bestuursleden tijdig doorgeven aan de Kamer van Koophandel

* De verslaglegging van de vergaderingen van het bestuur en de ledenraad met het bestuur wordt al enige jaren verzorgd door een lid van de vereniging (nu Laura van Kan).

De verwachte gemiddelde tijdsbesteding is circa 4 uur per week.