In oktober 2022 namen Regina en Joris het stokje over van de vorige pupco's. Na het doorschuiven van Regina naar het Bestuur (waar ze de Haag jeugd vertegenwoordigt), is de rol tijdelijk alleen door Joris ingevuld. Gelukkig is gedurende het jaar wat versterking gekomen met de komst van Madelon, maar dit is bij lange na nog niet voldoende om de vele pupco activiteiten op een goede wijze in te vullen. Niet alleen inhoudelijk goed, maar ook met een goede work-life balans. Want die is momenteel redelijk zoek... Het aantal actieve pupillen is de afgelopen 2 jaar met ongeveer 25% gegroeid (naar ongeveer 200 actieve pupillen). Voor het komende jaar heeft Haag de ambitie om de groep verder te laten groeien naar ruim 250 pupillen.

Zonder PupCo is dit niet mogelijk. Kortom: hulp gevraagd!

Wat doet de PupCo?

De Pupillen Coördinator (PupCo) vormt naast de Trainer Coördinatoren de belangrijkste coördinerende rol voor de Haag pupillen. Daar waar de Trainer Coördinator zich vooral bezig houdt met wat er op de baan gebeurt, is de PupCo vooral bezig met wat er naast de baan gebeurt. De PupCo is het voornaamste aanspreekpunt voor de ouders over alles wat met de pupillen bij Haag Atletiek te maken heeft. Daarnaast schakelt de PupCo met het Bestuurslid Jeugd over belangrijke ontwikkelingen, uitdagingen en besluiten die de pupillen raken.

In de praktijk houdt de PupCo zich bezig met het coördineren en/of uitvoeren van de volgende activiteiten:

• Informatievoorziening rondom de pupillen (denk aan: nieuwsbrieven; beantwoording vragen per email, etc)
• Regie en facilitatie van de activiteiten voor de pupillen zoals bedoeld in de Haag pupillen activiteiten piramide
• (Proef)ledenregistratie (denk aan: beheren wachtlijst; communicatie met ouders van proefleden; instroom na proefmaand; vaststellen trainingsgroepen en instroomruimte)
• Overzicht houden over vrijwilligersbezetting en tijdig (laten) vullen van gaten die daarin vallen
• Eerste aanspreekpunt (met betrekking tot pupillen) vormen voor pupillen ouders, Haag Bestuur, Trainer Coördinatoren en (pupillen) vrijwilligers

Groep van 3 PupCo's

We willen graag toewerken naar een situatie waarin er drie PupCo's zijn. Niet alleen om activiteiten eerlijker en goed te kunnen verdelen, maar ook om de continuïteit te kunnen waarborgen. Net als bij andere vrijwilligersrollen, volgt de ouder vaak het kind. Stroomt het kind uit de pupillengroep, dan stroomt doorgaans ook de ouder uit de vrijwilligersrol. Zo ook bij de PupCo rol. Door een groep van drie PupCo's te hebben, wordt het veel gemakkelijker om taken te verdelen. Door bovendien een goede afspiegeling te vormen van de verschillende pupillen groepen (dus bijvoorbeeld 1 ouder van een Mini/C pupil, 1 van een B en 1 van een A1/A2) wordt het gemakkelijker om het uitstromen van een PupCo gedurende het jaar op te vangen en een opvolger te zoeken, terwijl er voldoende capaciteit blijft om de taken intussen voort te zetten.

Wat vragen we van de PupCo?

Om de belangrijke en behoorlijk uiteenlopende activiteiten goed te kunnen vervullen, vragen we ouders die het volgende kunnen brengen:

• Enthousiasme en betrokkenheid: jij bent als PupCo het eerste aanspreekpunt rondom de pupillen. Met je groene PupCo trui ben jij een visitekaartje van Haag voor de pupillengroep. Mensen kennen jou en jij kent de mensen (na verloop van tijd). Jij helpt mee om alle pupillen (en ouders) een leuke en fijne tijd te laten hebben bij Haag. Een goede dosis enthousiasme en betrokkenheid is hiervoor de basis.
• Tijd: gemiddeld 4 tot 8 uur per week. Dit is inclusief de tijd van de training van je kind. Dus in de praktijk zul je wekelijks tijdens de trainingen diverse PupCo activiteiten uitvoeren en daarnaast nog een uurtje of twee actief zijn op een plaats en tijd die je zelf kiest. Er zijn slechts weinig formele vergadermomenten (3 a 4 per jaar). De tijdsbesteding kent pieken en dalen. In het voorjaar en in september/oktober is het drukker (rond de 8 uur per week). Daaromheen is het doorgaans rustiger (rond de 4 uur per week). Door meerdere PupCo's te hebben (zie hierboven) wordt het makkelijker om elkaar af te vangen.
• Affiniteit met digitale middelen. Een aanzienlijk deel van de activiteiten worden uitgevoerd via email, Whatsapp, Excel/Google sheets, forms en in registratieplatforms (zoals Haag ledenadministratie of atletiek.nu). Dus makkelijk kunnen omgaan met dergelijke middelen is meer dan een pré.
• Comfortabele communicator. Als spin in het web, is het handig als je makkelijk kan communiceren met uiteenlopende personen en in uiteenlopende situaties. Van beantwoording van simpele vragen van proefleden tot en met het voeren van een lastiger gesprek met een trainer en ouder over ongewenst gedrag in een groep.

Wat bieden we aan de PupCo?

We vragen best wel wat. Maar als PupCo bieden we je ook wat!

• Allereerst een leuke en zeer belangrijke rol die voor veel voldoening zorgt. Als PupCo in de afgelopen twee jaar, kan ik beamen dat de positieve energie die de rol geeft nog steeds ruimschoots opweegt tegen de energie die de rol kost. De vele dankbetuigingen van ouders en van de vele pupillen spreken wat dat betreft boekdelen!
• Daarnaast ben je in deze rol onderdeel van de 'kern van Haag'. Je raakt (nog meer) betrokken bij de vele activiteiten binnen Haag en vormt een deel van het hart van de vereniging.
• Zeggenschap. Als PupCo heb je invloed op hoe we de dingen doen bij de pupillen. Het Bestuur stelt het beleid vast, maar als PupCo geven we dagelijks invulling hieraan. Voor veel praktische uitdagingen die oppoppen, help jij als PupCo om een goede oplossing te bedenken.
• Ook ontvang je als PupCo een vrijwilligersvergoeding.
• Gezelligheid. Want naast de vele activiteiten is er natuurlijk ook gewoon ruimte voor gezelligheid met elkaar.

Ga het gesprek aan

Interesse om in deze super belangrijke rol te stappen? Meld je tijdens de training bij Joris (meestal te vinden in de 'Bestuurskamer'). Of mail naar pupillen@haagatletiek.nl. We gaan dan graag het gesprek aan.